- 時間管理工具提案
- 政大 DCT -10802 設計思維期末成果
- 法二乙 鄭筑云 / 歷史二 林欣儀 / 韓文二 游辰欣 / 傳院二 陳家欣
不論是學生或是上班族，面對每天滿檔的行程，我們需要工具來幫助我們做好時間管理，有些人習慣用紙本筆記，有些人喜歡用手機記事，但通常只用一項工具沒辦法滿足我們所有的需求。因為糾結於不同筆記本版面印刷、手寫字體工整性、零塗改痕跡；不同app間的版面、提醒功能、操作性，導致花了「更多時間在做時間管理」，為此，我們想研發一款給予使用者高度彈性的時間管理app，幫助使用者提升工作效率，且更有效地規劃自己的時間。
現有的時間管理工具
現有的時間管理工具十分多樣化，排版、功能各不相同，有傳統的、亦有使用先進AI技術的時間管理工具。在此，我們挑出各功能十分經典且實用的app分別介紹：
-Google calendar
Google calendar是非常經典的時間管理工具，它可以選擇以月、週、三日、日、時間線分別呈現使用者的計畫。這些介面與紙本日曆、月曆的介面相差無幾。介面簡潔、一目瞭然。因此許多手機內建日曆都與它採用相似的介面設計。
除此之外，Google calendar不斷優化它的介面，從以前只有新增行程，到現在可以快速新增提醒以及設定目標。其中，設定目標是Google calendar會自動幫你在行事曆中沒有安排時間的時段安插實現目標所需要花費的實行時間，讓使用者無法有藉口逃避達成目標之前所要花費的練習時間。
-My Effectiveness
My effectiveness 是一款採用四象限管理法則的app，透過四象限的記事方法讓使用者區分所有事情的輕重緩急，讓使用者可以透過這個紀錄事項的方法區分出完成事項的優先順序。
除了提供四象限管理法則，這個app還另外提供獨立的25分鐘倒數計時器、獨立的待辦事項核取清單以及獨立的當週計畫功能。
-DigiCal
免費版的DigiCal是一款強大的日曆檢視器，它提供了許多檢視日曆的方式。不過，它相較於時間管理的事項完成與否，更注重在節省時間。
DigiCal不像其他款時間管理app提供核取清單、提供快速提醒，那麼的重視所記錄的事項完成與否。相反，它提供的是各種華麗的檢視模式以及豐富時尚的桌面工具，讓使用者可以選擇最適合自己的顯示模式，並且結合各種工具，像是查詢時間、其他使用者統整過的日曆可以一鍵加入自己的日曆。還提供回復活動邀請、內建地圖查詢、以及天氣查詢等功能。
-ClassUp
ClassUp，是一款專門針對學生開發的課程表工具。站在學生的角度有非常周到的考量，像是可以建立一個班群共用待辦事項清單、師長同學可以透過這個app來聯繫。在個人新增一個課程時，會預設進行搜索，如果有同校的其他同學修過同堂課已建立在ClassUp課表，使用者可以直接點選該堂課程資料加入進自己的課程表，不用再重新設定課程、時間、地點等等資料。
此外，ClassUp也提供針對該事項(課程)的簡單筆記，個人新建待辦事項核取方塊。將筆記與事項(課程)進行結合，大大增加了時間管理工具的便利性。可以直接於目標時點檢視當時的紀錄，不用再另外找到相關文檔檢視、編輯。ClassUp提供的功能之方便，當然也可以僅僅將它當作是個人，以週顯示的時間管理工具。
-Timely
這是一款運用人工智慧的app，可以追蹤使用者花了多少時間在哪個軟體、app上面。讓使用者能更清楚的知道自己的時間花費在甚麼地方，以此來進行時間管理。
使用者訪談
我們進行了訪談了十幾位目前有在使用時間管理工具的使用者，發現了一些有趣的事情。
大部分的使用者只針對重要事項，設置重要事項提醒，少部分使用者才會對生活中的多數事情進行排成管理。其中，這些少部分使用者又以女性及學生為大宗。 我們的訪談者中，有兩位進行深度的時間管理，分別介紹如下：
-個案A
A是位20歲的女學生，她開始做起時間管理規劃是源自於13歲住校生活，住宿生活不同於住在家裡有家長的準備和提醒、便利的超商可以臨時購買生活所需物品。生活中的一切必須依靠自己，從而在面對大小事情上有時間管理的必要。
她的生活態度是以他人為優先，只要力所能及，事事幫人處理完之後才處理自己的事情。自己的事情有課業和娛樂，課業不求好剛剛好及格就好，但是娛樂時間不可少。A要面對不同人的事情、與不同人的聚會、自己的課業和娛樂，需要分別對課表、重要事項、長時間段的記事進行時間管理。因此蒐羅了許多app，但每個app似乎都有些未竟之處。
A認為有些app的記事格式太過死板、有些是介面設計太傳統不順手也不美觀。但最主要的困擾在於雖然規劃了應該要做的事情，並設定提醒，但是當時間到了的時候還是會不想面對，一不留神時間不知不覺不翼而飛，而待辦事項依然處於待辦狀態。
-個案B
B也是位20歲的女學生，她開始做起時間管理規劃不同於A是突然意識到有時間管理的需要，而是因為從小到大學校教育中，師長耳提面命時間管理及培養時間管理習慣的重要性。開始進行時間管理後，有感於進行時間管理的方便性，便延續了時間管理的習慣。
B的生活態度是希望能善用時間學習自己感興趣的事物。在不同種類的學習中能夠精益求精，同時也要兼顧家庭以及休閒時間。但是在安排時間的同時希望有每週行程有所變動，每週都是固定的行程容易讓人感到乏味。在有著規劃時間的習慣影響下，B希望能有個工具能幫忙做時間管理。但是在使用過幾個app之後發現，現有的工具無法滿足於她的需求。
彈性，是現有時間管理工具最大的難題。同一個事件往往只能以每日、周、隔週、月等固定的時間間隔反覆出現，無法隨意於同一週不同時段出現。縱使可以於想要的時間區段自訂事件，但是這就變成是另外一個事件無法與原事件有所連結，也顯得很零散。此外，B有時候會高估自己的能力，往往規劃給自己過少時間。導致實際執行起時間規劃往往會壓縮到她其他事項的時間，以至於無法落實時間管理。
-使用者訪談結論
在完成使用者訪談後，我們發現時間管理並不單單只是時間管理而已。我們需要重新定義時間管理的意義。
「時間管理」需要攻克的除了介面上的設計、跨平台間資料的統一，最重要的是要解決使用者心理層面上對時間的「認知」。例如個案A對於到達時間的事項上會有抗拒的心態、個案B對於時間認知不全面常常做出難以達成的安排，產生「拖延」的問題。只有一併克服這些認知上的難題，才能達到促使使用者有效率利用時間的目的。
使用者對於時間管理上的認知，也不僅僅只有難題而已，同時也存在正面意義。透過訪談，我們也得到完成時間管理紀錄上的事項，有種「成就感」。這樣的認知，是促使使用者完成時間管理重要的推力。
此外，大多數使用者之所以不常使用時間管理工具，是由於市面上的時間管理工具功能零散，介面也較為繁瑣。要習慣不同app間的版面、提醒功能及操作的時間成本過高。
藉由使用者訪談，我們得出結論：除了跨平台間資料的統一、介面上的設計簡潔、各種時間管理的功能應完善，還要克服使用者認知上的問題，並利用使用者對於完成紀錄產生的「成就感」以完成一個時間管理工具。
精實畫布分析
我們發現問題，並透過使用者訪談進一步釐清問題。最後再進一步透過精實畫布濃縮我們的提案。
其中，我們最主要要解決的是使用者「拖延」的問題。而透過使用者訪談，我們得出兩種典型的「拖延」原因，一者是因為事到臨頭產生抗拒的心態，另外一者是因為過於高估自己的執行能力做出不適當的時間安排。
介面介紹
一、功能頁Functional map
在了解市面上現有的時間管理工具與進行使用者訪談後，我們初步整理了使用者需求。我們注重於解決生活中「拖延」的問題、希望app的介面容易上手且記事方式可以有彈性的選擇。因為目標在於生活中的「拖延」問題，不單只有使用手機、電腦的時間，因此Timely的自動追蹤技術不大相關，而My effectiveness的記事方法、google calendar熟悉的簡潔介面以及ClassUp的記事功能均有可取之處。綜上所述，我們列出了此APP須具備的功能與資訊：
二、主介面介紹(Wireframe)
（一）記事/記事模板
1.四象限管理：
心理學家Neil Fiore針對拖延症患者提出了一種新型態的計畫表，那就是制定「沒有計畫的計畫（unscheduling)」，而《拖延心理學》一書的作者Jane Burka則說道，有拖延症習慣的人其實自尊心較低，怕自己無法勝任事情，所以傾向將做不好的事情推卸給「拖延」。
由上述兩種學術理論得知，面對拖延症我們需要培養出足夠的自尊心，跟執行輕鬆有趣、難易度相對較低，而非緊迫逼人又強制的規劃。在使用者訪談中，我們觀察到其中一位訪談者有使用「四象限管理」的習慣，我們認為這樣的管理模式能使人更加輕易地提升成就感、事件的完成率及對於事件有有效的輕重緩急排序。
因此，透過使用者訪談的歸納與學術研究的分析結果，決定在我們所設計的時間管理介面中加上「四象限管理」的設計。此種時間管理方法是將事情分成「不重要且不緊急」、「不重要但緊急」、「重要但不緊急」與「重要且緊急」四種程度（在我們規劃的介面是以「緊急 — 從容」和「重要 — 次要」來區隔，避免否定詞語的出現讓使用這心裡覺得那麼「不」重要和「不」緊急）。
在「次要且從容」這個類別中，我們呼應了「沒有計畫的計畫（unscheduling)」的概念，希望使用者透過達成比較沒有壓力的事件，來得到成就感，進而提升自信心與自尊心，克服Jane Burka所說的拖延症患者的問題。當我們能在生活中瑣碎的事情中得著該有的成就與動力時，在面臨更大的事件時就能擁有更大的信心與效率，也使「重要且緊急」的列別事項更容易達成。
2.日/週/月曆式模板：
最熟悉的介面模式，若是不習慣於四象限記事的模式，可以切換到日/週/月曆式模板檢視，不用擔憂直接切換到四象限時間管理模式產生的不適應、不熟悉
3.手帳式模板：
為了因應紀錄事項有彈性的需求，我們設計了一個手帳模式模板。在這個模板中，每格大小、功能，甚至是格子的數量都可以自訂。靈活到像是在用紙本記錄行程，又可以將大小事情分門別類，不顯得凌亂。
4.記事區塊
時間管理除了安排事項，簡單的記事功能，讓事項能和延伸內容連結起來。提供使用者更強大、方便的時間管理功能。
新增記事
（二）小番茄時鐘
研究顯示，人類最長的專注時間不超過十八分鐘，這也是為什麼TED演講總是不會超過十八分鐘，換句話說，工作的時間越久不代表越有成果，我們需要學會抓著自己最專注的時刻，將其發揮到最大效能，並且能適時保持適當的放鬆和休息。
行政院政務委員唐鳳也曾表示，自己能專注工作秘訣，便是擅長使用「番茄鐘工作法」。所謂的蕃茄鐘工作法，是一九八零年代由Francesco Cirillo所發明的高效率、高專注時間管理方法。這個方法主要是利用「二十五分鐘」專注於進行待辦事項，再以「五分鐘」的時間專心休息放鬆，總共三十分鐘為單位以此循環，周而復始，逐漸以高效能的方式將事情一件件完成。
因此我們的小時鐘採用番茄鐘工作法的概念預設為二十五分鐘，當按下開始專注按紐時會鎖住手機其他功能，只剩下小時鐘在倒數計時。當然如果使用者沒有信心能夠完成25分鐘的專注時間，或是想要挑戰大於25分鐘的專注時間，我們也提供使用者能在介面中拖移自行調整。
（三）其他
1.個人帳戶
我們在個人帳戶設置裡分別可以選擇不同的使用模式，普通模式、幹話嗆你模式、心靈雞湯模式，讓使用者可以選擇不同的通知方式。其中，我們認為幹話嗆你模式、心靈雞湯模式這兩種模式是減緩拖延功能的關鍵。
加拿大的心理學家Tara McAuley表示，對於比較「情緒化」（在研究中歸類於高反應的受試者）的人而言，在心情比較差時，工作效率反而會提升。因此我們專門設計的「幹話嗆你模式」，其實就是透過幽默的文字來刺激使用者，讓他們的情緒受到些許改變，進而提升效率。
假如需要開始做某些事項時，透過幹話嗆你模式嗆辣的提醒，例如「幼兒園寶寶都在讀英語了，你還不快點讀英文嗎？」此概念類似激將法，試圖激起使用者的勝負欲；而相反地，雖然心靈雞湯模式也是通過詞語的影響，但主要是激起使用者內心的愧疚感以及夢想成就後的畫面。兩個模式，一反一正，皆是運用文字的力量，跟使用者對話，激勵且督促使用者，讓他們不再抗拒執行計畫，一步步戰勝拖延的心理。
除了以詞語力量讓使用者不再抗拒開始行動，我們也會在使用者順利完成計畫、沒有拖延時，以文字稱讚的方式給予獎勵，並適時的調出歷來紀錄結果展現給使用者，激發使用者的成就感，使之能有動力再接再厲完成計畫。
2.側邊欄
結論
拖延一直都是多數人在生活中經常遇到的問題，或許有些人比較自律，較少延遲完成任務的煩惱，但我們相信大多數的人都有過拖延的時刻，畢竟人與機器不同，我們是需要休息且擁有感情的動物。因此在面對待辦事項時，考驗的不單單只是靈活時間運用的技巧，也牽扯到心理層面的種種因素。
在傾聽了這麼多使用者的心聲，蒐集了許多現有工具的資料，以及過去針對拖延習性的研究整理後，我們去蕪存菁匯集出了具有個人彈性且有效督促的功能，多方結合到同一個軟體上，期望達到最佳化的時間管理工具設計。
市面上各式各樣的管理軟體無奇不有，但鮮少有一款能讓眾人全然滿意的設計，為此我們認為與其希望打造出一款適合大眾的時間管理工具，何不反向操作，讓使用者透過我們在app上所設計出的各項功能，自行斟酌刪減，打造專屬於自己的時間管理模式，以此方便並妥善安排自己的行程。
想要擺脫拖延的毛病，我們必須先從最基礎的時間管理開始，也許這個app的產生，能讓人生的每一分鐘都發揮到最大值。在過去我們總是在管理時間，或許未來我們能藉由熟練使用這個軟體，來創造更多的時間！
